Sąskaitų siuntimas el. paštu: geroji praktika, kad apmokėtų greičiau

Praktinis vadovas, kaip siųsti sąskaitas el. paštu: PDF priedas, aiški laiško tema, apmokėjimo nuoroda su QR kodu, kaip nepatekti į šlamštą ir įsitikinti, kad sąskaita pasiekė klientą.

El. paštas iki šiol yra įprasčiausias būdas pateikti sąskaitą klientui. Atrodo paprasta: prisegi failą, paspaudi siųsti. Bet būtent čia neretai dingsta laikas ir pinigai. Sąskaita patenka į šlamštą, klientas neranda priedo, lieka neaišku, kam ir kaip mokėti, arba apskritai nežinia, ar laiškas pasiekė adresatą. Šiame vadove surinkome praktiką, kuri padeda, kad sąskaita būtų atidaryta, suprasta ir apmokėta greičiau.

PDF priedas, o ne tekstas laiške

Sąskaita turėtų keliauti kaip atskiras PDF priedas, o ne kaip lentelė laiško tekste ar nuotrauka. PDF atrodo vienodai bet kuriame įrenginyje, jį patogu atsispausdinti, persiųsti buhalteriui ir įkelti į apskaitos sistemą. Svarbu ir tai, kad sąskaitas faktūras reikia saugoti 10 metų, todėl tvarkingas, mašininiu būdu sugeneruotas PDF yra patikimesnis nei ekrano nuotrauka ar laisvai redaguojamas dokumentas.

• Priedo pavadinimas turi būti aiškus, pavyzdžiui Sąskaita-2026-001.pdf, o ne scan_final_v2.pdf.
• Patikrinkite, kad PDF būtų visi privalomi rekvizitai: dokumento pavadinimas, data, unikalus numeris, pardavėjo ir pirkėjo pavadinimai bei kodai, PVM kodai, prekė ar paslauga, kiekis, kaina be PVM, PVM tarifas ir suma, bendra suma eurais.
• Venkite siųsti Word ar Excel formatu, nes klientas gali netyčia pakeisti turinį, o jūs neturėsite vieno bendro originalo.

Aiški laiško tema ir trumpas turinys

Laiško tema yra pirmas dalykas, kurį mato klientas, ir dažnai nuo jos priklauso, ar laiškas bus atidarytas šiandien, ar po savaitės. Geroji praktika yra temoje nurodyti tai, ko klientui reikia, kad iškart suprastų, apie ką kalbama.

• Įtraukite sąskaitos numerį ir savo įmonės pavadinimą, pavyzdžiui Sąskaita Nr. 2026-001 nuo [Jūsų įmonė].
• Jei aktualu, paminėkite apmokėjimo terminą, kad jis matytųsi iš karto.
• Laiško tekstą laikykite trumpą: padėka, kas pridėta, kokia suma, kokia data ir kaip apmokėti. Detalės jau yra PDF priede, todėl laiško perkrauti nereikia.

Venkite bendrų temų, tokių kaip Dokumentas arba Sveiki. Jos atrodo kaip masinis reklaminis laiškas ir dažniau patenka į šlamštą arba lieka neperskaitytos.

Apmokėjimo nuoroda ir QR kodas

Kuo mažiau veiksmų reikia klientui, kad sumokėtų, tuo greičiau gausite pinigus. Geroji praktika yra apmokėjimą padaryti vieno paspaudimo arba vieno nuskaitymo klausimu, o ne palikti, kad klientas pats ieškotų sąskaitos numerio ir rankomis vestų rekvizitus.

• EPC QR mokėjimo kodas leidžia klientui nuskaityti kodą banko programėle ir gauti jau užpildytą mokėjimo formą su gavėju, suma ir mokėjimo paskirtimi.
• Vieša nuoroda į kliento portalą leidžia peržiūrėti sąskaitą naršyklėje be jokio prisijungimo ir atsisiųsti PDF, jei priedas kažkur pasimetė.
• Aiškiai nurodykite mokėjimo paskirtį, kad mokėjimas susietųsi su teisinga sąskaita ir vėliau nereikėtų ieškoti, už ką sumokėta.

Kaip nepatekti į šlamštą

Net teisingai paruošta sąskaita nepadeda, jei laiškas atsiduria nepageidaujamų laiškų aplanke. Dauguma priežasčių yra techninės ir jas galima sutvarkyti.

• Verslo korespondencijai siųskite iš savo domeno el. pašto (pavyzdžiui vardas@jusu-imone.lt), o ne iš nemokamų gmail tipo adresų.
• Pasirūpinkite, kad domenui būtų sukonfigūruoti SPF, DKIM ir DMARC įrašai, nes pagal juos pašto sistemos sprendžia, ar siuntėjas patikimas. Detales dažniausiai padeda sutvarkyti jūsų domeno ar pašto paslaugos tiekėjas.
• Venkite vienoje žinutėje siųsti daug priedų, didelių paveikslėlių ar daugybės nuorodų, nes tai didina tikimybę pakliūti į šlamštą.
• Pirmą kartą bendraudami su nauju klientu paprašykite, kad jūsų adresą įtrauktų į patikimų siuntėjų sąrašą.

Kaip įsitikinti, kad sąskaita pasiekė klientą

Atskiras klausimas yra, ar laiškas pasiekė klientą ir ar jis sąskaitą pamatė. Be jokio patvirtinimo lieka tik spėlioti, todėl praktiška turėti būdą tai patikrinti, ypač kai artėja apmokėjimo terminas.

• Pasidalykite su klientu vieša nuoroda į kliento portalą, kad jis bet kada galėtų atsidaryti sąskaitą naršyklėje ir matytumėte, jog dokumentas jam prieinamas.
• Jei klientas neatsako kelias dienas, mandagiai persiųskite tą pačią sąskaitą su trumpu priminimu, o ne kurkite naują dokumentą su nauju numeriu.
• Visą susirašinėjimą ir originalų PDF laikykite vienoje vietoje, kad bet kada galėtumėte parodyti, kada ir ką išsiuntėte.

Tas pats dokumentas, ta pati sąskaita su tuo pačiu numeriu. Primindami apie apmokėjimą persiųskite jau išrašytą sąskaitą, o ne kurkite naują, kad nesusidvejintų numeracija ir buhalterijoje liktų tvarka.

Su Invly didelė dalis šių žingsnių vyksta automatiškai: sąskaita sugeneruojama kaip tvarkingas PDF su visais rekvizitais, prie jos galima pridėti EPC QR kodą ir viešą nuorodą į kliento portalą, kad klientas sumokėtų vienu paspaudimu arba nuskaitymu. Galite išbandyti Pro versiją ir patys įsitikinti, kiek greičiau apmokama, kai siuntimo procesas yra tvarkingas.

Žingsniai

1. Paruoškite sąskaitą PDF formatu: Sugeneruokite sąskaitą kaip atskirą PDF su visais privalomais rekvizitais ir aiškiu failo pavadinimu, pavyzdžiui Sąskaita-2026-001.pdf.
2. Parašykite aiškią laiško temą: Į temą įtraukite sąskaitos numerį ir savo įmonės pavadinimą, o jei aktualu, ir apmokėjimo terminą, kad klientas iškart suprastų laiško esmę.
3. Įdėkite apmokėjimo nuorodą ir QR kodą: Pridėkite EPC QR mokėjimo kodą ir viešą nuorodą į sąskaitą, kad klientas galėtų sumokėti vienu nuskaitymu arba paspaudimu.
4. Užtikrinkite pristatymą: Siųskite iš savo domeno el. pašto su sutvarkytais SPF, DKIM ir DMARC įrašais, kad laiškas nepatektų į šlamštą.
5. Pasirūpinkite priminimu: Jei klientas neatsako, mandagiai persiųskite tą pačią sąskaitą su priminimu, o ne kurkite naują dokumentą su nauju numeriu.