Kas yra e-sąskaita ir ar ji privaloma Lietuvoje

E-sąskaita nėra tas pats, kas sąskaita PDF formatu. Paaiškiname, kuo skiriasi struktūrizuota elektroninė sąskaita, kur ji jau naudojama viešuosiuose pirkimuose ir kaip iš anksto pasiruošti, nesivaikant konkrečių privalomumo datų.

Vis dažniau girdime terminą e-sąskaita, tačiau jis dažnai painiojamas su PDF failu, kurį išsiunčiate klientui el. paštu. Tai nėra tas pats. Šiame straipsnyje paaiškiname, kas yra struktūrizuota elektroninė sąskaita, kur ji jau taikoma ir kaip pasiruošti, jei jūsų veikla pamažu juda link elektroninio sąskaitų keitimosi. Konkrečių privalomumo datų čia nenurodome, nes jos priklauso nuo veiklos pobūdžio bei sutarties ir gali keistis, todėl visada pasitikrinkite aktualią informaciją VMI ir galiojančiuose teisės aktuose.

Kas yra e-sąskaita ir kuo ji skiriasi nuo PDF

E-sąskaita yra struktūrizuota elektroninė sąskaita, kurios duomenys surašyti mašinai skaitomu formatu. Skirtingai nei PDF ar nuskenuotas dokumentas, kurį perskaityti gali tik žmogus, e-sąskaitos duomenis tiesiogiai apdoroja gavėjo apskaitos ar pirkimų sistema be rankinio perrašymo. Todėl paprastas PDF, net jei jį išsiuntėte el. paštu, formaliai nelaikomas e-sąskaita struktūrizuotąja prasme.

• PDF arba popierinė sąskaita: skirta perskaityti žmogui, duomenis į sistemą reikia suvesti ranka.
• Struktūrizuota e-sąskaita: duomenys (numeris, suma, PVM, rekvizitai) pateikti standartiniu formatu, kurį sistema nuskaito automatiškai.
• Privalomi rekvizitai abiem atvejais tie patys: dokumento pavadinimas, data, unikalus numeris, pardavėjo ir pirkėjo pavadinimai, kodai ir PVM kodai, prekė ar paslauga, kiekis, kaina be PVM, PVM tarifas ir suma, bendra suma EUR.

Svarbu suprasti, kad pereinant prie e-sąskaitos nekinta turinio reikalavimai. Tie patys privalomi rekvizitai, kuriuos turi turėti kiekviena sąskaita faktūra, lieka būtini, tik keičiasi forma, kuria sąskaita keliauja nuo pardavėjo iki pirkėjo.

Kur e-sąskaita jau naudojama: viešieji pirkimai

Praktiškai dažniausias atvejis, kai įmonė susiduria su struktūrizuota e-sąskaita, yra viešieji pirkimai. Teikiant prekes ar paslaugas valstybės ar savivaldybių įstaigoms, sąskaitos dažnai turi būti pateikiamos elektroniniu struktūrizuotu formatu per tam skirtą kanalą, o ne paprastu PDF priedu. Jei dirbate su viešojo sektoriaus užsakovais arba planuojate dalyvauti konkursuose, verta iš anksto išsiaiškinti, kokio formato sąskaitų iš jūsų bus tikimasi.

Konkretūs reikalavimai, kanalai ir terminai priklauso nuo sutarties ir užsakovo, todėl tiksliausia informacija rasite pirkimo dokumentuose bei VMI ir kompetentingų institucijų gairėse. Sutarties etape paprasčiausia tiesiog paklausti užsakovo, kokiu formatu ir per kurį kanalą jis priima sąskaitas.

ES kryptis: link elektroninio sąskaitų keitimosi

Bendra Europos Sąjungos kryptis pastaraisiais metais aiški: vis daugiau sąskaitų keičiamasi elektroniniu, struktūrizuotu pavidalu, o ne popieriumi ar paprastais PDF. Diskutuojama ir apie platesnį privalomo elektroninio sąskaitų keitimosi taikymą tarp įmonių. Tačiau konkretūs terminai, apimtis ir tai, kurioms įmonėms bei sandoriams jie galios, dar tikslinami ir gali skirtis, todėl čia jų nevardijame.

Šiame etape protingiausia ne skubėti su konkrečiomis prielaidomis apie datas, o sekti oficialius VMI pranešimus ir teisės aktų pakeitimus. Jei jūsų klientai ar tiekėjai jau prašote sąskaitų struktūrizuotu formatu, tai aiškus ženklas, kad verta pasiruošti iš anksto.

Kaip pasiruošti e-sąskaitoms jau dabar

• Tvarkykite duomenis nuoseklia struktūra: pildykite visus privalomus rekvizitus ir naudokite klientų bei prekių katalogus, kad duomenys būtų vienodi ir švarūs.
• Naudokite sąskaitų rašymo programą, o ne atskirus pavienius dokumentus, kad pereiti prie elektroninio formato būtų paprasta.
• Išsiaiškinkite su viešojo sektoriaus ir stambiais privačiais užsakovais, kokio formato sąskaitų jie tikisi.
• Sekite VMI ir teisės aktų pakeitimus dėl elektroninio sąskaitų keitimosi, kad terminai jūsų nenustebintų.
• Saugokite išsiųstas sąskaitas pagal galiojančią tvarką: sąskaitas faktūras privaloma saugoti 10 metų.

Kai duomenys jau tvarkomi struktūra, perėjimas prie struktūrizuoto formato tampa technine, o ne organizacine užduotimi. Pagrindinis darbas yra ne pats failo formatas, o tvarkinga, nuosekli sąskaitų apskaita.

Su Invly sąskaitas rašote viename įrankyje su klientų ir prekių katalogu, PVM tarifais (0, 9 ir 21 proc.) bei standartiniais rekvizitais, o esamus dokumentus galite eksportuoti PDF ir CSV formatais arba paruošti i.SAF, FR0600 ir PVM ataskaitoms. Taip jūsų duomenys lieka tvarkingi ir paruošti, kad prireikus būtų paprasta žengti link elektroninio sąskaitų keitimosi. Išsibandyti galite nemokamai: Pradžia planas yra 0 EUR, o Pro funkcijas atrakinate mokamame plane.