Kaip pereiti nuo Excel prie sąskaitų programos: žingsnis po žingsnio

Excel sąskaitoms atrodo nemokamas ir paprastas, kol neatsiranda dubliuoti numeriai, pamesti failai ir rankinės klaidos. Praktiškas planas, kaip be skausmo perkelti klientus, prekes ir senas sąskaitas į sąskaitų programą.

Excel ar Google Sheets sąskaitoms naudoja daug pradedančių individualios veiklos vykdytojų ir MB. Pradžioje tai atrodo logiška: lentelė jau yra, šabloną galima nukopijuoti, papildomų mokesčių nėra. Problemos prasideda vėliau, kai sąskaitų daugėja, kai jas reikia surasti po metų arba kai keičiasi taisyklės. Šis straipsnis paaiškina, kodėl Excel rizikingas sąskaitoms, ir parodo aiškius žingsnius, kaip pereiti į sąskaitų programą neprarandant senų duomenų.

Kodėl Excel sąskaitoms anksčiau ar vėliau pradeda kliudyti

Excel yra puiki skaičiavimo lentelė, bet ji nebuvo sukurta sąskaitoms išrašyti ir saugoti. Daugiausia problemų kyla ne dėl paties Excel, o dėl to, kad viskas daroma rankomis ir nėra jokios apsaugos nuo žmogaus klaidų.

• Numeravimo klaidos. Nukopijavus praeitos sąskaitos failą lengva pamiršti pakeisti numerį arba datą, todėl atsiranda du vienodi numeriai. Tai jautru, nes sąskaitos numeris turi būti unikalus.
• Skaičiavimo klaidos. Pakeitus kainą ar PVM tarifą rankomis nesunku palikti seną sumą. Klaida pastebima tik tada, kai klientas paklausia arba kai tikrina buhalteris.
• Paieškos problema. Po metų surasti konkrečią sąskaitą tarp dešimčių failų sunku, o reikalavimas sąskaitas faktūras saugoti 10 metų reiškia, kad failų kaupsis labai daug.
• Trupanti tvarka. Failai išsibarsto po el. paštą, kompiuterį ir debesį, todėl niekada nėra tikrumo, kuri versija galutinė.
• Nėra priminimų. Excel nepraneša, kad sąskaita neapmokėta arba kad atėjo laikas išrašyti pasikartojančią sąskaitą.

Sąskaitų programa šias rizikas pašalina sistemiškai: numeris suteikiamas automatiškai, sumos su PVM skaičiuojamos pačios, o visos sąskaitos lieka vienoje vietoje su paieška. Tai ne apie gražius mygtukus, o apie mažiau klaidų ir mažiau laiko, gaištamo rankiniam darbui.

Kaip pereiti nuo Excel prie sąskaitų programos: penki žingsniai

Perėjimas atrodo didelis darbas tik kol nepradedi. Praktiškai jis suskyla į kelis aiškius žingsnius, kuriuos galima padaryti per vieną pavakarę. Esmė: nereikia perkelti visų senų sąskaitų po vieną, užtenka perkelti klientus ir prekes, o senas sąskaitas tiesiog tvarkingai suarchyvuoti.

• Pirma, surinkite dažniausių klientų sąrašą su pagrindiniais duomenimis: pavadinimas, įmonės kodas, PVM kodas, adresas, el. paštas. Tvarkingas sąrašas leis greičiau suvesti klientus į programą.
• Antra, suveskite klientus į klientų katalogą. Vėliau išrašant sąskaitą klientą tereikės pasirinkti iš katalogo, o ne perrašinėti duomenis kiekvieną kartą.
• Trečia, suveskite dažnai pasikartojančias prekes ir paslaugas į prekių sąrašą su kainomis ir PVM tarifais. Po to jas tereiks pasirinkti iš sąrašo, o ne perrašinėti.
• Ketvirta, naujas sąskaitas nuo pasirinktos datos išrašykite tik naujoje programoje. Nustatykite numeravimo formatą ir nuo kurio numerio pradėti, kad tęstųsi jūsų ankstesnė seka.
• Penkta, senas Excel sąskaitas suarchyvuokite kaip PDF ir laikykite atskirame, aiškiai pavadintame aplanke. Jų perkelti į programą nebūtina.

Ką daryti su senomis Excel sąskaitomis

Dažnas nuogąstavimas pereinant yra toks: o kas bus su visomis senomis sąskaitomis? Atsakymas paprastas. Senų sąskaitų perrašinėti į naują programą nereikia. Jos jau išrašytos ir galioja toks dokumentas, koks buvo išduotas pirkėjui.

• Kiekvieną seną sąskaitą išsaugokite PDF formatu, kad ji nebepasikeistų ir būtų lengvai atidaroma bet kada.
• Sudėkite jas į vieną aplanką su aiškia tvarka, pavyzdžiui pagal metus ir mėnesį, kad reikalui esant rastumėte per minutę.
• Pasidarykite atsarginę kopiją debesyje, nes sąskaitas faktūras reikia saugoti 10 metų, o per tą laiką kompiuteris gali sugesti ar pasikeisti.
• Nubrėžkite aiškią ribą: nuo pasirinktos datos visos naujos sąskaitos išrašomos tik naujoje programoje, o Excel lieka tik kaip archyvas.

Perėjimo esmė nėra perkelti visą praeitį. Pakanka perkelti klientus ir prekes bei nubrėžti aiškią datą, nuo kurios naujos sąskaitos išrašomos tik naujoje sistemoje.

Dažniausiai užduodami klausimai apie perėjimą

Ar dėl pakeisto sąskaitų išrašymo būdo reikia ką nors atskirai tvarkyti su VMI? Svarbiausia, kad sąskaitos atitiktų privalomus rekvizitus ir kad numeracija liktų nuosekli. Jei abejojate dėl konkrečios savo situacijos ar deklaravimo, pasitikrinkite VMI arba su savo buhalteriu.

Ar pasimes numeracija? Ne, jei naujoje programoje nustatysite, nuo kokio numerio tęsti. Tada seka tęsiasi sklandžiai ir nebus dublių, kuriuos taip lengva padaryti kopijuojant Excel failus.

Ar verta pereiti, jei išrašau labai mažai sąskaitų? Net ir kelioms sąskaitoms per mėnesį programa sutaupo laiko ir apsaugo nuo klaidų numeryje ar PVM sumoje. Be to, pradėti galima nemokamai ir išsibandyti, ar patogu, dar nemokant.

Su Invly visus šiuos žingsnius galima padaryti vienoje vietoje: suvesti klientus į klientų katalogą, susikurti prekių sąrašą, automatiškai gauti teisingą sąskaitos numerį ir PVM skaičiavimą, o senas sąskaitas eksportuoti PDF arba CSV formatu archyvui. Pradžia planą galima naudoti nemokamai (3 sąskaitos per mėnesį), o visas Pro funkcijas atrakina mokami planai. Taip perėjimas nuo Excel tampa ne savaitės projektu, o vieno vakaro darbu.

Žingsniai

1. Surinkite klientų sąrašą: Sudarykite dažniausių klientų sąrašą su pagrindiniais duomenimis: pavadinimas, įmonės kodas, PVM kodas, adresas, el. paštas.
2. Suveskite klientus į klientų katalogą: Įveskite klientus į katalogą, kad vėliau išrašant sąskaitą juos tereikėtų pasirinkti, o ne perrašinėti duomenis.
3. Suveskite prekes ir paslaugas: Į prekių sąrašą įrašykite dažnai pasikartojančias prekes su kainomis ir PVM tarifais, kad vėliau jas tik pasirinktumėte.
4. Nustatykite numeraciją ir išrašykite naujas sąskaitas: Nurodykite, nuo kurio numerio tęsti jūsų ankstesnę seką, ir nuo pasirinktos datos išrašykite sąskaitas tik naujoje programoje.
5. Suarchyvuokite senas sąskaitas: Senas Excel sąskaitas išsaugokite PDF formatu, sudėkite į aiškiai pavadintą aplanką ir pasidarykite atsarginę kopiją debesyje.