Pasikartojančios (periodinės) sąskaitos: kam jų reikia ir kaip nustatyti

Pasikartojančios (periodinės) sąskaitos automatiškai išrašo ir išsiunčia tą pačią sąskaitą prenumeratoms, nuomai ir mėnesinėms paslaugoms. Sužinokite, kam jų reikia ir kaip nustatyti per kelias minutes.

Kas mėnesį tas pats darbas. Ta pati sąskaita tam pačiam klientui, tik su nauja data ir nauju numeriu. Nuoma, prenumerata, mėnesinė priežiūra ar abonentinis aptarnavimas - vis tos pačios sumos, kurias rankomis perrašinėjate kiekvieną mėnesį. Pasikartojančios (periodinės) sąskaitos šitą darbą atlieka už jus. Nustatote vieną kartą, o sistema pati išrašo ir išsiunčia sąskaitą sutartu laiku.

Kas yra pasikartojanti sąskaita ir kam jos reikia

Pasikartojanti sąskaita - tai šablonas, kuris pagal jūsų nustatytą grafiką automatiškai virsta tikra sąskaita faktūra. Klientas, suma, prekės ar paslaugos eilutės, PVM tarifas lieka tie patys. Keičiasi tik data ir sąskaitos numeris. Tokios sąskaitos labiausiai tinka verslams, kurie reguliariai ima fiksuotą mokestį už tą pačią paslaugą.

• Konsultantams ir agentūroms - mėnesinis retaineris arba abonentinis aptarnavimas už sutartą paslaugų krepšelį.
• Nuomotojams - patalpų ar įrangos nuoma kas mėnesį ta pačia suma.
• Programinės įrangos ir paslaugų prenumeratoms - reguliarus mokestis už prieigą.
• Priežiūros sutartims - serverių, svetainių, technikos ar kitų reguliarių paslaugų abonementai.
• Bet kuriai paslaugai, už kurią klientas moka periodiškai pagal sutartį.

Kuo periodinės sąskaitos naudingos jūsų verslui

Pagrindinė nauda paprasta - jūs nebepamirštate išrašyti sąskaitos ir nebešvaistote laiko kartotiniam darbui. Bet yra ir konkretesnių dalykų.

• Stabilesni pinigų srautai. Sąskaita išeina tą pačią dieną kiekvieną mėnesį, todėl klientas pripranta mokėti laiku.
• Mažiau klaidų. Kai suma ir rekvizitai įrašyti kartą, kas mėnesį nieko neperrašote ranka.
• Vienodi rekvizitai. Kiekvienoje sąskaitoje atsiranda visi privalomi laukai - dokumento pavadinimas, data, unikalus numeris, pardavėjo ir pirkėjo duomenys, paslauga, kaina be PVM, PVM tarifas ir suma, bendra suma eurais.
• Tvarkinga apskaita. Visos periodinės sąskaitos kaupiasi vienoje vietoje, todėl jas lengva eksportuoti buhalteriui ar VMI.

Kaip nustatyti pasikartojančią sąskaitą

Nustatymas užtrunka kelias minutes ir tai darote tik vieną kartą vienam klientui. Toliau viskas vyksta savaime pagal jūsų pasirinktą grafiką.

Į ką atkreipti dėmesį

Periodinė sąskaita nereiškia, kad galite jos pamiršti visiems laikams. Kelis dalykus verta pasitikrinti.

• Pasikeitus kainai ar paslaugai - atnaujinkite šabloną, kad kitos sąskaitos eitų su teisinga suma.
• Pasibaigus sutarčiai - sustabdykite grafiką, kad sąskaitos nesitęstų be pagrindo.
• PVM tarifas. Lietuvoje standartinis tarifas yra 21 proc., lengvatinis 9 proc., o eksportui ir tiekimui kitam ES PVM mokėtojui taikomas 0 proc. Įsitikinkite, kad šablone parinktas teisingas tarifas jūsų paslaugai, o jei abejojate, pasitikrinkite VMI.
• Saugojimas. Sąskaitas faktūras reikia saugoti 10 metų, todėl gerai, kai visos periodinės sąskaitos lieka vienoje sistemoje ir jų nereikia rinkti po atskirus failus.

Periodinė sąskaita sutaupo laiko tik tada, kai šablonas atspindi tikrąją sutartį. Atnaujinkite jį iškart, kai pasikeičia kaina ar paslaugos apimtis.

Invly pasikartojančias sąskaitas išrašo ir išsiunčia automatiškai. Nustatote grafiką vieną kartą, o sąskaita su EPC QR mokėjimo kodu klientą pasiekia laiku - jums nereikia nieko prisiminti. Galite išbandyti Pro planą ir patys pamatyti, kiek laiko atsilaisvina kiekvieną mėnesį.

Žingsniai

1. Pasirinkite klientą iš katalogo: Atidarykite naują pasikartojančią sąskaitą ir pasirinkite klientą iš savo klientų katalogo. Jo rekvizitai įsikels automatiškai.
2. Įrašykite paslaugą ir sumą: Pridėkite paslaugos ar prekės eilutę, kainą be PVM ir tinkamą PVM tarifą (0, 9 arba 21 proc.). Tai bus kartojama kiekvienoje sąskaitoje.
3. Nustatykite grafiką: Pasirinkite, kaip dažnai sąskaita turi būti išrašoma (pavyzdžiui, kas mėnesį) ir nuo kurios datos pradedama.
4. Įjunkite automatinį siuntimą: Nurodykite, kad sąskaita būtų automatiškai išsiųsta klientui el. paštu kartu su EPC QR mokėjimo kodu.
5. Įrašykite ir palikite veikti: Išsaugokite šabloną. Toliau sistema pati išrašo naują sąskaitą su unikaliu numeriu ir nauja data pagal grafiką.