Išankstinė (proforma) sąskaita vs sąskaita faktūra: kuo skiriasi ir kada naudoti

Proforma sąskaita nėra apskaitos dokumentas, ji skirta avansui ar pasiūlymui. Sąskaita faktūra įforminamas įvykęs pardavimas. Paaiškiname skirtumus ir kada kurią naudoti.

Daug pradedančių verslininkų painioja išankstinę (proforma) sąskaitą su sąskaita faktūra. Atrodo panašiai, sumos tos pačios, bet apskaitos ir mokesčių prasme tai du visiškai skirtingi dokumentai. Suklydus galima arba per anksti deklaruoti PVM, arba pateikti klientui dokumentą, kurio jis negali įtraukti į apskaitą. Šiame straipsnyje paaiškiname, kuo jie skiriasi ir kada kurį naudoti.

Kas yra proforma (išankstinė) sąskaita?

Proforma sąskaita yra išankstinis dokumentas, kuriuo pardavėjas informuoja pirkėją, kiek kainuos prekė ar paslauga ir kokią sumą reikia sumokėti iš anksto. Tai nėra apskaitos dokumentas. Ji neįtraukiama į pardavimų registrus, jos pagrindu neatsiranda prievolė deklaruoti PVM, o pirkėjas pagal ją negali atskaityti PVM ar pripažinti sąnaudų. Proforma veikia kaip mokėjimo prašymas arba oficialus pasiūlymas.

Dažniausiai proforma naudojama, kai dirbate su naujais klientais, prašote avanso prieš pradėdami darbus arba kai klientui reikia oficialaus dokumento mokėjimui paruošti. Praktikoje ant tokio dokumento aiškiai užrašoma žodis Proforma arba Išankstinė sąskaita, kad nekiltų painiavos su sąskaita faktūra.

Kas yra sąskaita faktūra?

Sąskaita faktūra yra apskaitos dokumentas, įforminantis įvykusį prekių tiekimą ar paslaugų suteikimą. Būtent ji yra pagrindas pardavėjui pripažinti pajamas ir deklaruoti PVM, o pirkėjui pripažinti sąnaudas bei atskaityti pirkimo PVM. Skirtingai nei proforma, sąskaita faktūra turi unikalų numerį pagal jūsų numeracijos seką ir privalo turėti visus teisės aktų nustatytus rekvizitus.

Privalomi sąskaitos faktūros rekvizitai paprastai apima:

• dokumento pavadinimą, išrašymo datą ir unikalų numerį
• pardavėjo ir pirkėjo pavadinimus, kodus bei PVM mokėtojo kodus
• prekės ar paslaugos pavadinimą, kiekį ir kainą be PVM
• PVM tarifą ir PVM sumą
• bendrą mokėtiną sumą eurais

PVM tarifas priklauso nuo veiklos: standartinis yra 21 proc., lengvatinis 9 proc., o eksportui ir tiekimui kitam ES PVM mokėtojui taikomas 0 proc. tarifas. Išrašytas sąskaitas faktūras reikia saugoti 10 metų.

Pagrindiniai skirtumai vienoje vietoje

• Statusas: proforma nėra apskaitos dokumentas, sąskaita faktūra yra.
• Tikslas: proforma skirta avansui ar pasiūlymui, sąskaita faktūra įformina įvykusį pardavimą.
• PVM: proforma neįpareigoja deklaruoti PVM, sąskaita faktūra yra PVM deklaravimo ir atskaitos pagrindas.
• Numeracija: proforma gali turėti atskirą žymėjimą, sąskaita faktūra privalo turėti unikalų numerį iš oficialios sekos.
• Pirkėjui: pagal proformą sąnaudų pripažinti negalima, pagal sąskaitą faktūrą galima.

Proforma yra prašymas sumokėti, o sąskaita faktūra yra dokumentas, įforminantis įvykusį pardavimą. Tik antroji patenka į apskaitą ir PVM deklaracijas.

Kada kurį dokumentą naudoti?

Tipinė seka su avansu atrodo taip: pirma išrašote proforma sąskaitą, kad klientas sumokėtų avansą; suteikę prekę ar paslaugą, išrašote sąskaitą faktūrą, kuri ir patenka į jūsų apskaitą. Jei pardavimas vyksta iš karto, proformos visai nereikia, užtenka sąskaitos faktūros. Kilus klausimų dėl PVM momento avansiniams mokėjimams, pasitikrinkite VMI paaiškinimuose ar teisės aktuose, nes tai priklauso nuo sandorio aplinkybių.

Su Invly abu dokumentus paruošite per kelias minutes: proforma su EPC QR mokėjimo kodu greitesniam apmokėjimui, o galutinę sąskaitą faktūrą su teisingais PVM tarifais (0, 9 ar 21 proc.) ir visais privalomais rekvizitais. Invly automatiškai tvarko numeraciją ir paruošia i.SAF eksportą, todėl nereikia rankiniu būdu sekti, kuris dokumentas jau pateko į apskaitą.

Žingsniai

1. Įvertinkite, ar reikia avanso: Jei dirbate su nauju klientu arba prašote išankstinio apmokėjimo, pradėkite nuo proforma sąskaitos. Jei pardavimas vyksta iš karto, proformą praleiskite ir iškart išrašykite sąskaitą faktūrą.
2. Išrašykite proforma sąskaitą: Nurodykite prekę ar paslaugą, sumą ir mokėjimo terminą. Aiškiai pažymėkite, kad tai proforma arba išankstinė sąskaita, ir pridėkite EPC QR kodą greitesniam apmokėjimui.
3. Gavę apmokėjimą, išrašykite sąskaitą faktūrą: Suteikę prekę ar paslaugą, išrašykite sąskaitą faktūrą su unikaliu numeriu, teisingu PVM tarifu ir visais privalomais rekvizitais. Būtent šis dokumentas patenka į apskaitą ir PVM deklaracijas.
4. Išsaugokite dokumentus: Sąskaitas faktūras saugokite 10 metų. Invly saugo jas už jus ir paruošia i.SAF bei PVM eksportus, todėl deklaravimas tampa paprastesnis.