Kiek metų saugoti sąskaitas faktūras Lietuvoje
Sąskaitos faktūros Lietuvoje saugomos 10 metų. Paaiškiname, kas svarbu renkantis elektroninį archyvą vietoj popierinio ir kaip sutvarkyti dokumentus, kad patikrinimo metu viską rastumėte per minutę.
Sąskaita faktūra nėra dokumentas, kurį išrašai ir pamiršti. Net jei klientas seniai apmokėjo, o paslaugą atlikote prieš kelerius metus, dokumentas vis dar privalo būti pasiekiamas. Šis straipsnis paaiškina, kiek metų saugoti sąskaitas faktūras Lietuvoje, į ką atkreipti dėmesį renkantis elektroninį saugojimą ir kaip susitvarkyti archyvą, kad kontrolės metu nereikėtų vartyti dėžių su segtuvais.
Kiek metų reikia saugoti sąskaitas faktūras
Sąskaitas faktūras Lietuvoje reikia saugoti 10 metų. Tai galioja ir pardavėjui, ir pirkėjui. Praktiškai tai reiškia, kad dokumento negalima naikinti dar ilgą laiką po to, kai sandoris apmokėtas ir užbaigtas, todėl saugiausia laikytis nuostatos: kol nepraėjo visas saugojimo laikotarpis, sąskaitos neišmeskite.
Saugojimo termino skaičiavimo niuansai ir galimos veiklos specifikos gali skirtis, todėl jei jūsų atvejis nestandartinis arba veikla turi atskirų reikalavimų, tikslų terminą ir jo pradžios momentą pasitikrinkite VMI. Bendras principas lieka tas pats: dokumentas turi išlikti pasiekiamas visą saugojimo laikotarpį.
Elektroninis ar popierinis archyvas
Dažnas klausimas: ar reikia spausdinti kiekvieną sąskaitą ir laikyti popieriuje. Praktikoje vis daugiau veiklų renkasi elektroninį saugojimą. Svarbiausia, kad dokumento turinys nepasikeistų, kad sąskaitą būtų galima perskaityti per visą saugojimo laikotarpį ir prireikus pateikti VMI. Jei abejojate, kokia forma jūsų veiklai tinka, tai pasitikrinkite VMI.
Jei pasirenkate elektroninį archyvą, atkreipkite dėmesį į kelis dalykus:
- Dokumentą saugokite formatu, kurį bus galima atidaryti ir po keleto metų. PDF yra patikimas pasirinkimas.
- Originalus dokumentas su visais privalomais rekvizitais turi išlikti nepakitęs, o ne būti tyliai perrašytas ar koreguotas.
- Reikalingos atsarginės kopijos. Vienas kompiuteris ar viena laikmena nėra archyvas, nes gedimas reiškia duomenų praradimą.
- Failų pavadinimai ir struktūra turi leisti greitai surasti konkrečią sąskaitą pagal datą, numerį ar klientą.
Patogiausia, kai sąskaitos saugomos vienoje vietoje su paieškos galimybe, o ne išsibarsčiusios po el. paštą, telefoną ir kelis aplankus. Tada kontrolės metu nereikia spėlioti, kur kuri sąskaita atsidūrė.
Archyvo esmė nėra vieta, kur sukrauti dokumentus. Esmė yra galimybė bet kurį iš jų surasti tada, kai jo paprašoma.
Kaip sutvarkyti sąskaitų archyvą, kad rastumėte viską greitai
Geras archyvas matuojamas ne tuo, kiek dokumentų jame yra, o tuo, per kiek laiko randate vieną konkretų. Žemiau pateikiama paprasta tvarka, tinkanti individualiai veiklai, MB ar mažai įmonei.
- Laikykite nuosekliai numeruotas sąskaitas. Unikalus numeris yra privalomas rekvizitas ir kartu jūsų paieškos raktas.
- Atskirkite išrašytas pardavimo sąskaitas nuo gautų pirkimo sąskaitų, kad nesusimaišytų sąnaudų ir pajamų dokumentai.
- Grupuokite pagal metus arba mėnesius. Taip lengviau valdyti dešimties metų apimtį.
- Vienodą struktūrą taikykite ir PVM, ir ne PVM sąskaitoms, kad PVM tarifas bei suma visada būtų aiškiai matomi.
- Reguliariai darykite atsargines kopijas. Bent du nepriklausomi saugojimo taškai.
Jei dirbate su buhalteriu, vieninga numeracija ir tvarkingas eksportas PDF ar CSV formatu sutaupo jam laiko, o jums - klausimų mėnesio pabaigoje. Tas pats principas galioja bet kuriai veiklai, kuriai svarbus ramus archyvas: konsultacinei, teisinei ar kitokiai paslaugų veiklai.
Su Invly šių dalykų nereikia daryti rankomis. Kiekviena išrašyta sąskaita lieka jūsų paskyroje su unikaliu numeriu ir visais privalomais rekvizitais, ją bet kada galite atsisiųsti PDF arba eksportuoti CSV formatu, o klientų portalas leidžia dalintis sąskaitomis vieša nuoroda. Taip jūsų archyvas formuojasi savaime, o reikiamą sąskaitą randate per kelias sekundes. Išbandyti galite nemokamai: Pradžia plane išrašote iki 3 sąskaitų per mėnesį, o Pro planas atrakina visas funkcijas.